VERI*FACTU: Lo que realmente afecta al día a día de tu negocio

1. La normativa de facturación no ha cambiado

Las reglas que determinan cuándo modificar y cuándo emitir una factura rectificativa son las mismas que antes de Veri*Factu.

Veri*Factu no cambia la fiscalidad: su función es asegurar que el software registre correctamente la trazabilidad de las operaciones, pero además refuerza el cumplimiento estricto del Reglamento de Facturación.

En resumen: la trazabilidad de Veri*Factu garantiza que los registros sean seguros y transparentes, pero también obliga a respetar con mayor rigor las normas de facturación. Galatea se encarga de registrar y enviar cada paso automáticamente.

2. Las devoluciones y cambios en tienda

En ventas al público con factura simplificada (tickets), las devoluciones y cambios se gestionan igual que hasta ahora. Siguen siendo válidas estas opciones:

• Factura simplificada negativa (por devolución) o Factura Rectificativa por diferencias (abono) , según interpretaciones
• Factura simplificada con líneas negativas y positivas en el mismo ticket (cambio o sustitución de producto)

Siempre que se trate de una devolución comercial (no de un error en la factura original), estas operaciones siguen siendo correctas también dentro del sistema Veri*Factu.

Qué dice la norma de facturación

El artículo 15.2 del Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación) indica que cuando la modificación de la base imponible se deba a la devolución de mercancías o envases con ocasión de un nuevo suministro al mismo destinatario, no es necesario emitir una factura rectificativa, pudiendo reflejar la devolución en la nueva factura mediante líneas negativas.

«No será necesaria la expedición de una factura rectificativa, sino que se podrá practicar la rectificación en la factura que se expida por dicho suministro, restando el importe de las mercancías devueltas del importe de dicha operación posterior.»

Este supuesto se aplica principalmente a las facturas ordinarias (con destinatario identificado), aunque en la práctica también se admite para facturas simplificadas (tickets) cuando se trata de devoluciones comerciales en el mismo punto de venta.

Si el cliente solo devuelve: normalmente se emite una factura simplificada rectificativa o un abono, según interpretación.
Si el cliente cambia un producto: suele emitirse una nueva factura simplificada con líneas negativas (lo devuelto) y positivas (lo nuevo), sin necesidad de factura rectificativa formal.

Nota: Esta información es meramente orientativa y se basa en la interpretación general del Reglamento de Facturación. Se recomienda consultar con la asesoría fiscal o contable de la empresa para confirmar el criterio aplicable en cada caso.

3. ¿Cuándo hay que emitir una factura rectificativa?

Siempre que se haya cometido un error en alguno de los datos obligatorios del Reglamento de Facturación (los llamados datos visibles):

• Número o serie de factura
• Fecha de expedición
• Nombre o razón social y NIF del cliente
• Domicilio del cliente
• Descripción de los bienes o servicios
• Bases imponibles, descuentos, tipos o cuotas de IVA
• Importe total o fecha de operación (si es distinta)

En cualquiera de estos casos, la corrección no puede hacerse modificando la factura original: debe realizarse mediante la emisión de una factura rectificativa.

Lo habitual es emitir una rectificativa por diferencias (de abono) que anula la factura incorrecta y, a continuación, crear una nueva factura correcta con los datos revisados.
También es posible emitir rectificativas por diferencias parciales, en las que solo se corrige la parte errónea de las líneas. En este caso, no se anula la factura original, sino que la suma de ambas (factura inicial + rectificativa) representa el importe final correcto a facturar.

En casos muy concretos (por ejemplo, errores formales que no afectan a importes ni a IVA) puede emitirse una rectificativa sustitutiva.
Todas las facturas rectificativas y las nuevas facturas generadas quedan automáticamente trazadas en los registros Veri*Factu enviados a la AEAT.

4. Modificación de facturas

De acuerdo con el criterio de la AEAT, ya no pueden modificarse los datos visibles de una factura una vez generado su registro Veri*Factu de alta, aunque todavía no se haya entregado al cliente. Cualquier corrección que afecte a esos datos requiere la emisión de una factura rectificativa.

Cualquier corrección que afecte a esos datos requiere una factura rectificativa.

En cambio, sí pueden modificarse los datos no visibles del documento, como:

• Observaciones o comentarios internos
• Códigos DIR3 u otros datos administrativos
• Datos de gestión (forma de pago, vencimientos, cobros, etc.)

En esos casos, Galatea genera automáticamente un registro de subsanación Veri*Factu, si fuera necesario, conservando la trazabilidad técnica exigida por la AEAT.

5. Facturas simplificadas: identificación del cliente

En el sistema Veri*Factu, las facturas simplificadas (tickets) deben seguir el formato previsto por el Reglamento de Facturación: no es obligatorio identificar al cliente, y su finalidad es exclusivamente la venta directa al consumidor final.

Galatea enviará siempre las facturas simplificadas sin identificación de destinatario en los registros Veri*Factu, incluso aunque en el documento se haya indicado un nombre o referencia interna de gestión.

Por ello:

• Las facturas simplificadas ya no deben imprimirse en formato A4 ni utilizarse como si fueran facturas ordinarias a afectos fiscales.
• Se ha preparado un formato de factura simplificada en A4 donde salen los datos de envío al cliente (No fiscales) para los usuarios que quieran usarlo para sus ventas web puedan hacerlo si su asesor  fiscal le da luz verde.
• Si por motivos de gestión o fiscales se necesita identificar al cliente o añadir datos completos, debe emitirse una factura ordinaria.
• Si una factura simplificada debe sustituirse por una completa, el procedimiento correcto es realizar una rectificativa por diferencias (de abono) seguida de una nueva factura ordinaria. o bien una factura de canje.

En resumen, las facturas simplificadas no deben utilizarse como sustituto de facturas completas: cada tipo de documento mantiene su función y trazabilidad en Veri*Factu.

6. Veri*Factu exige trazabilidad técnica y también mayor rigor operativo

Lo que nació supuestamente como un sistema técnico para garantizar la trazabilidad e integridad de los registros con el objetivo de perseguir el fraude fiscal, parece haberse convertido finalmente en una herramienta destinada a reforzar el cumplimiento y la “reeducación” fiscal de las empresas. En la práctica, Veri*Factu no solo controla que las facturas sean trazables, sino que obliga a aplicar el Reglamento de Facturación con total literalidad en cada operación, persiguiendo ahora no solo el fraude, sino también el desconocimiento normativo.

7. Galatea se adaptará al nuevo criterio de la AEAT

Galatea ya aplica el nuevo comportamiento:

• Solo permitirá modificar datos no visibles (internos o técnicos).
• Bloqueará la edición de campos protegidos (nombre, NIF, bases, IVA, importes, etc.).
• Ofrece la creación automática de facturas rectificativas cuando se detecta un error en una factura emitida.

Así, los usuarios pueden seguir trabajando con normalidad sabiendo que cumplen la normativa de facturación y los requisitos de Veri*Factu.

8. Tu responsabilidad: atender las alertas del sistema

Galatea controla automáticamente todo el proceso técnico con Veri*Factu, incluidos los reintentos y reenvíos cuando sea necesario.

El usuario solo debe:

• No ignorar las alertas del programa.
• Revisar el error que indique Veri*Factu.
• Corregir la factura siguiendo el procedimiento correcto en cada caso.
• Contactar con el servicio de soporte si no tiene claro el motivo del error, indicando el mensaje completo mostrado por el sistema.

Trabajando así, todo quedará validado y registrado correctamente sin complicaciones.

Coordinación con vuestra gestoría o asesoría fiscal

En todo lo relacionado con la normativa de facturación y las obligaciones fiscales, Galatea ofrece una guía técnica y operativa para ayudar a trabajar conforme a la legislación vigente, pero no sustituye el criterio de la asesoría fiscal o contable de cada empresa.

El objetivo de Galatea es garantizar el cumplimiento técnico del sistema Veri*Factu y registrar correctamente la trazabilidad exigida por la AEAT. La interpretación fiscal concreta (por ejemplo, cuándo aplicar una rectificativa, un canje o una devolución) debe decidirse siempre junto con vuestro asesor fiscal.

• Galatea se adapta a los criterios técnicos exigidos por Veri*Factu.
• Asegura que cualquier procedimiento elegido cumpla los requisitos técnicos.
• La interpretación fiscal y contable recae siempre en la empresa y su asesor.

En resumen: Galatea garantiza la trazabilidad y validez técnica ante la AEAT, pero las decisiones fiscales deben tomarse siempre en coordinación con vuestro asesor.